Desde el punto de vista legal, existen dos motivos determinantes del cierre de la hoja registral de las sociedades mercantiles. Uno de ellos es la falta de depósito de las cuentas anuales de la sociedad en el Registro Mercantil y el otro motivo es la baja provisional de la sociedad en el índice de entidades de la Agencia Tributaria.
Las consecuencias derivadas del cierre de la hoja registral resultan trascendentales, ya que la sociedad no podrá llevar cabo la inscripción de ningún documento, acuerdo o acto relativo a la sociedad en el tráfico mercantil (con las excepciones que más adelante se indican), quedando asimismo expuesta la sociedad a la posible imposición de sanciones por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas en los términos previstos en el art. 283 de la Ley de Sociedades de Capital.
Como excepción a lo anteriormente expuesto, aún a pesar de haberse producido el cierre de la hoja registral, serán inscribibles los siguientes títulos o documentos, según establece el art. 378 del Reglamento del Registro Mercantil:
- El cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores.
- La revocación o renuncia de apoderados generales.
- La disolución de la sociedad afectada por el cierre registral y el nombramiento de liquidadores
- Aquellos asientos o inscripciones en la hoja registral, que hayan sido ordenados por autoridades administrativas o judiciales.
Sobre el cierre de la hoja registral de las sociedades mercantiles, existen numerosos pronunciamientos de la Dirección General de los Registros y del Notariado, entre otras las resoluciones de fecha 30 de Octubre de 2017 y 23 de Noviembre de 2016, reiterándose que:
“Practicado en la hoja registral el cierre a que se refieren los artículos 276 y 277 del Reglamento del Impuesto de Sociedades, sólo podrán extenderse los asientos ordenados por la autoridad judicial o aquellos que hayan de contener los actos que sean presupuesto necesario para la reapertura de la hoja , así como los relativos al depósito de las cuentas anuales».
“Transcurrido más de un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro Mercantil el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, no puede inscribirse documento alguno relativo a la sociedad mientras el incumplimiento persista, salvo las excepciones expresamente previstas: títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa”
En definitiva, el cierre de la hoja registral de una sociedad mercantil es un hecho de enorme relevancia que puede acarrear importantes perjuicios para la sociedad, circunstancia por la cual se debe tener cautela para evitar que esta situación se produzca o actuar con especial diligencia en aras a lograr la reapertura de la hoja registral en función del motivo determinante del cierre de la misma.